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保障个人资料私隐政策及实务声明

私隐政策及实务

库务署致力确保所持的个人资料按《个人资料(私隐)条例》(《条例》)处理。库务署的政策及一般实务常规概述如下:
 
(a) 所收集的资料就有关的目的而言,应是必需的、足够的,但不超乎适度,以供用作与本署职能或活动有关的用途;
 
(b) 采取一切合理可行的步骤,保障所持有的个人资料,使资料免遭损失、未经授权查阅、使用、修改或披露;
 
(c) 采取一切合理可行的步骤,以确保个人资料的保存时间不会超过其保存以贯彻该资料被使用于的目的而所需的时间;
 
(d) 采取一切合理可行的步骤,以确保个人资料以其被使用于的目的而言,该个人资料是准确的;
 
(e) 除事获资料当事人的订明同意,否则只有在符合收集资料的目的或任何直接有关的目的,或在《条例》许可的情况下,才应使用、披露或转移他们的个人资料;及
 
(f) 资料当事人将可查阅及改正与其本人有关的个人资料,但须符合《条例》的条文及有关豁免的规定。
 

所持个人资料的种类及使用该等资料的主要目的

库务署所持个人资料的种类及使用该等资料的主要目如下:

(a) 职员及职系首长为库务署署长的人员与雇佣有关的记录,以作人力资源管理用途-包括有关招聘、雇佣、工作表现评核、晋升、纪律处分程序及终止聘任等有关事宜的记录;
 
(b) 按现行法例、规例及规则发放公务员及其家属的薪金、津贴、某些附带福利、退休金及补助金的记录-包括个人资料、雇佣详情及付款详情的记录;
 
(c) 有关付款予供应商及债权人的记录-包括个人资料及付款详情的记录;
 
(d) 有关顾问/项目小组成员的资料-包括竞投库务署顾问合约/资讯科技项目及服务合约的公司所聘用的个别人士的个人资料及履历。这些资料会纳入有关公司的建议书,以便库务署甄选合适的顾问公司/服务承办商提供服务;
 
(e) 市民在一般通信中提供的个人资料-包括资料当事人提供的个人资料,以及市民根据《公开资料守则》及《个人资料(私隐)条例》向库务署提出要求、查询、投诉或意见时,本署向他们收集所得的个人资料,以便回复和跟进市民的要求、查询及投诉,以及向市民收集意见等;及
 
(f) 其他记录-包括其他足以识别个别人士身分的行政及业务档案所载的个人资料,视乎其性质作不同的用途。
 

个人资料(私隐)监督

库务署指派主任秘书为个人资料(私隐)监督,确保部门遵守《个人资料(私隐)条例》各项规定的工作。
 
查阅和改正资料

如须查阅资料,请填妥个人资料私隐专员公署指定的表格 (http://www.pcpd.org.hk/tc_chi/publications/files/Dformc.pdf),以书面提出要求。
 
如须改正个人资料,可填妥以下表格 (http://www.try.gov.hk/sc/pdc_pdcorrection.pdf),以书面提出要求。要求改正个人资料的人士必须披露身分,如有需要,库务署会索取有关新资料的证据,然后才接纳改正资料的要求。
 
查阅或改正个人资料的要求,应送交:

收件人: 个人资料(私隐)监督

地址: 香港湾仔
告士打道7号
入境事务大楼27楼
库务署

传真: (852) 2598 9273

电邮: info@try.gov.hk

 
费用

除非另有批准,库务署会按标准收费率,收取复印个人资料的费用。除法例另有规定或经财经事务及库务局局长批准外,标准收费定为每复印本港币1元5角 (A3纸张)或1元3角(A4纸张)。上述收费得随时予以调整。
 
查询

如对本声明有疑问,请以上述联络方法向库务署查询。